Digitalização de Documentos

A alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento desses documentos. São contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas. Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados freqüentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa. A perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel.


O processo de digitalização engloba a conversão de documentos em papel físico, foto, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma imagem digital através de um scanner. Esta tecnologia possibilita o armazenamento de grandes volumes de documentos em algum meio magnético, digital, óptico, etc., usualmente CD-R, ou DVD-R. Os serviços de digitalização podem ser executados nos birôs da P3IMAGE para onde o cliente envia seus documentos ou "in house", isto é, nas instalações do próprio cliente, onde montamos um birô, fornecendo equipamentos e mão-de-obra especializada para a realização dos serviços.No processo de digitalização são desenvolvidas as seguintes atividades/etapas:Preparação: os documentos passam por um processo para os tornarem aptos a digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner.Digitalização: esta é a etapa de colocar o documento no scanner e a partir daí gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva.Indexação: o documento que foi digitalizado ganha uma identidade, para possibilitar que o acesso a este documento seja rápido e preciso.Controle de Qualidade: todas as imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas, a fim de se verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.Todo o trabalho realizado é gravado em algum meio magnético ou óptico, ficando disponível para consulta e impressão. Hoje o meio de armazenamento mais utilizado é o CD-R ou DVD-R, pelo seu baixo custo, por sua rapidez de acesso à informação, pela sua capacidade de armazenamento e por manter a integridade dos dados por um tempo incomparável a qualquer outro meio magnético.Ainda no processo de digitalização, podemos utilizar várias tecnologias de indexação de documentos, tecnologias estas como:
OCR (Optical Character Recognition) - reconhecimento de caracteres impressos;
ICR (Intelligent Character Recognition) - reconhecimento de caracteres manuscritos, muito utilizado para formulários pré-impressos;
OMR (Optical Mark Recognition) - reconhecimento de marcas (por exemplo: uma prova de vestibular com alternativas);
Barcode (Código de Barras) - permite converter informações contidas em um código de barras. Com isso a leitura se torna muito mais precisa;
Digitação - entrada manual de dados.