Este processo consiste em quatro passos fundamentais:
Preparação: Os documentos escritos precisam estar aptos ao processo de digitalização, será necessário a retirada de clipes, grampos, para que nada prejudique a scanneação do documento.
Digitalização: Gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa no computador de forma rápida .
Indexação: Nomeação do documento, designação, dar nome ao documento, para que o mesmo seja posteriormente localizado rapidamente.
Controle de qualidade: Todas as imagens geradas serão revisadas, para verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações do projecto inicial. Todo o trabalho realizado é gravado ficando disponível para consulta e impressão.
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